Tu archivo laboral: los papeles clave al terminar un empleo

Cuando termina un empleo, empieza tu archivo personal

Renunciar, terminar un contrato o ser despedido suele ir acompañado de prisas: devolver la laptop, despedirte del equipo, entregar tareas pendientes. En medio de eso, muchas personas olvidan lo más importante: llevarse los documentos que prueban lo que fue su paso por la empresa.

Esos papeles sirven para acreditar tu experiencia en una nueva postulación, retirar tu CTS, revisar si te pagaron lo correcto o resolver trámites ante una AFP u otra entidad. Cuando pierdes el acceso al correo y a las plataformas internas, conseguirlos se vuelve más lento.

En esta guía te contamos qué documentos conviene reunir, cuáles puede entregarte la empresa según la normativa peruana, cómo ordenarlos y qué información no deberías llevarte

Los documentos que debe entregarte la empresa al cese

Según una nota de la Sunafil publicada en El Peruano, la empresa debe entregarte un certificado de trabajo y una constancia de cese. Esta última te permite disponer de tu CTS en la entidad financiera. Además, la liquidación de beneficios debe pagarse dentro de las 48 horas posteriores al cese. Esa nota es de 2022, pero la regla sigue vigente. Estos son los documentos principales:

1. Certificado de trabajo. Es tu prueba más valiosa de experiencia. De acuerdo con el D.S. 001-96-TR obliga al empleador a entregarlo, indicando el tiempo de servicios y la naturaleza de las labores realizadas. Apenas lo recibas, revisa tus fechas de ingreso y salida, tu cargo y la descripción de tus funciones. Si hay errores, pide la corrección de inmediato.

2. Carta o constancia de cese para la CTS. Es el documento que presentas al banco para retirar tu CTS. El artículo 45 del TUO de la Ley de CTS establece que el empleador debe entregarla dentro de las 48 horas de producido el cese. Así lo recuerda el que regula el procedimiento cuando la empresa no la entrega.

3. Liquidación de beneficios sociales. Según la Sunafil, comprende la CTS trunca, las vacaciones truncas y las gratificaciones truncas, según corresponda, además de cualquier monto adeudado. Es un documento clave porque te permite verificar cómo se calculó cada concepto.

4. Constancia de baja del T-Registro. No siempre se entrega de forma automática. Citando a la Sunafil, puedes solicitarla y el empleador debe entregarla dentro de los dos días calendario siguientes a tu pedido.

5. Certificado de retenciones de quinta categoría. Si en tu sueldo se retuvo impuesto a la renta, este certificado te servirá para tu siguiente empleador o para tu declaración anual. Un abogado laboralista consultado por Diario Correo lo menciona entre los documentos que se entregan dentro de las 48 horas siguientes al cese.

También conserva las comunicaciones formales de la salida: tu carta de renuncia con el cargo de recepción, la carta de despido o el acuerdo de mutuo disenso, según el caso.

Comprobantes de pago: tu respaldo si algo no cuadra

Aunque no siempre se piense en ellos, los comprobantes de pago son los que te permiten revisar si los montos finales fueron correctos. Reúne:

• Boletas de pago, sobre todo las de los últimos meses.

• Constancias de los depósitos de CTS, gratificaciones y vacaciones.

• Registros de comisiones, bonos u otros pagos variables.

• Cualquier documento que muestre cómo se calcularon esos conceptos.

Esto es importante por un dato que muchas personas desconocen. Según el Ministerio de Trabajo, citado por Diario Correo, los trabajadores tienen cuatro años desde el cese para exigir el pago de beneficios sociales y remuneraciones adeudadas. Si guardas tus comprobantes, tendrás con qué sustentar un reclamo dentro de ese plazo.

Contrato, adendas y certificados de formación

Además de lo que se genera al final, guarda lo que marcó el inicio y la evolución de tu vínculo:

• Tu contrato de trabajo y sus renovaciones.

• Adendas o cambios de cargo, de jornada o de remuneración.

• Certificados de cursos o capacitaciones emitidos a tu nombre.

• Constancias formales de proyectos o responsabilidades, si la empresa las entregó.

Estos documentos son útiles para armar un currículum sólido y respaldar tu trayectoria ante futuros empleadores.

Cómo ordenar tu carpeta de documentos laborales

Hazlo mientras todavía tienes acceso a los sistemas de la empresa. Te recomendamos crear una carpeta por empleador, en tu computadora y en un respaldo en la nube personal, con esta estructura:

Usa nombres de archivo claros, por ejemplo «Certificado de trabajo – Empresa X – 2026». Abre cada archivo para confirmar que se vea completo. Si te entregaron documentos físicos, escanéalos o fotografíalos con buena luz.

Qué no deberías llevarte

Tener acceso a un archivo durante tu trabajo no significa que sea parte de tu documentación personal. Para proteger tu reputación y evitar problemas, no te lleves:

• Bases de datos de clientes o proveedores.

• Datos personales de otros trabajadores o clientes.

• Reportes internos o información financiera de la empresa.

• Contraseñas o accesos a sistemas.

• Documentos confidenciales o presentaciones restringidas.

Si quieres recordar tus logros para actualizar tu currículum, anota con tus propias palabras qué hiciste y qué resultados lograste (por ejemplo, «reduje el tiempo de atención en 20 %»), sin copiar documentos internos.

Qué hacer si falta un documento

Si ya saliste y te das cuenta de que falta algo, no te preocupes: hay caminos claros.

1. Pídelo por escrito y específico. Envía un correo a Recursos Humanos o a tu antiguo jefe indicando exactamente qué necesitas. Por ejemplo: «Quisiera solicitar una copia de mi certificado de trabajo correspondiente al período del [fecha] al [fecha]». Guarda la constancia de envío.

2. Si el problema es la constancia de cese para la CTS, hay una vía alternativa. Si la empresa no la entrega, la Autoridad Inspectiva de Trabajo puede extenderla. El trámite debe resolverse en un máximo de 15 días hábiles. Debes presentar una copia simple de un documento que acredite el cese (como la liquidación o el certificado de trabajo) y otro que acredite la titularidad de tu cuenta de CTS. Si no tienes el documento que acredita el cese, la autoridad igual tramita la solicitud y verifica el cese después.

3. Si no hay respuesta o te pagaron fuera de plazo, puedes acudir a la Sunafil, de forma presencial o virtual. Si el pago de la liquidación se retrasa, el empleador debe asumir los intereses generados desde la fecha en que debió pagar. Otra opción es la conciliación en el Ministerio de Trabajo.

4. Guarda un contacto administrativo. Anota el correo o teléfono del área que gestionó tu salida. Te servirá para pedir duplicados en el futuro.

Lista de verificación antes de despedirte

Antes de cerrar tu última jornada, confirma que tienes:

• Certificado de trabajo con fechas y cargo correctos.

• Carta o constancia de cese para retirar tu CTS.

• Liquidación de beneficios revisada.

• Boletas y comprobantes de pago de los últimos meses.

• Constancia de baja del T-Registro (si la solicitaste).

• Contrato, adendas y certificados de formación.

• Una copia de todo fuera de los sistemas de la empresa.

Conclusión

Terminar un trabajo con buen orden no solo cierra una etapa: te protege para la siguiente. Un archivo laboral completo acredita tu experiencia, facilita el retiro de tu CTS y te da respaldo si necesitas revisar o reclamar un pago. Dedica una hora a reunirlo antes de salir y evita semanas de trámites después.

Aviso: este contenido es informativo y no constituye asesoría legal, contable ni financiera. La normativa laboral puede cambiar y cada caso tiene particularidades; ante dudas, consulta con un abogado laboralista, un contador o la Sunafil.